Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2002'3

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания ”Галакси Компьютерс Ко”

Решения для автоматизации мобильной торговли (Van Selling)

Автоматизированный комплекс "M-Trade"

Мобильная торговля с автомобилей — Van Selling — широко применяется во всем мире оптовыми компаниями, занимающимися доставкой и реализацией товара в точки розничной торговли.

Рис. 1

Системы мобильной торговли позволили автоматизировать торговый процесс вне офиса, т.е. создавать и распечатывать документы (накладные, заказы, счета и т.д.), контролировать состояние склада, вести учет базы данных по товарам и клиентам на месте. Исчезла необходимость ручного оформления документов, сократились ошибки, улучшился контроль за движением товаров и денег, увеличился обьем продаж за счет сокращения времени обслуживания клиента.

Особую популярность такие системы получили после появления портативных терминалов которые, обладая возможностями настольного компьютера, позволили создать компактное мобильное рабочее место торгового представителя.

Системы мобильной торговли, построенные на базе портативных терминалов, оказались не только более компактными и дешевыми по сравнению с системами на базе ноутбуков, но и более надежными, т.к. обладают удароустойчивым корпусом, работают при отрицательных температурах воздуха, длительное время не требуют подзарядки аккумуляторов.

В 1997 году компанией "Галакси Компьютерс Ко", представляющей в России и СНГ компанию Psion-Teklogix (Великобритания-Канада), совместно с российским представительством компании "Марс", была создана первая в России Система мобильной торговли "M-Trade". Система была построена на базе портативных индустриальных терминалов Psion Workabout.

Выбор терминалов Psion Workabout был обусловлен тем, что это один из наиболее удачных портативных компьютеров на мировом рынке, обладающий мощной операционной системой, отличным дизайном, ударопрочным корпусом, надежной работой в сложных климатических условиях, возможностью наращивания памяти и широким спектром средств разработки прикладных программ любого уровня сложности.

В 1999 году компания "Галакси Компьютерс Ко" выпустила новую версию Системы мобильной торговли — "M-Trade2000+", а 2001 г. — уже третью версию " M-Trade v. 3.3" . В третьей версии программы был обобщен опыт использования предыдущей системы не только в крупных, но и в небольших оптовых компаниях, улучшен интерфейс пользователя, добавлены новые возможности, система приобрела гибкость, позволяющую настраивать ее на технологию работы конкретной компании.

Сегодня эта систему используют уже более ста компаний в России и странах СНГ. Среди клиентов такие компаний, как: "Nestle Foods", "Colgate-Palmolive", "Mars", “Schwarzkopf & Henkel”, ”Кредо Косметикс”, “Святой источник” и др.

Описание комплекса "M-Trade v3.3"

Основные характеристики комплекса

Настраиваемость

Программное обеспечение "M-Trade v. 3.3." является настраиваемым, т.е. позволяет быстро добавлять или убирать отдельные модули, изменять технологию работы под специфические требования заказчика, изменять форматы и типы входных и выходной файлов, изменять или создавать дополнительные отчеты, вид выходных документов и др.

Интегрируемость

Программное обеспечение "M-Trade v. 3.3." может быть легко интегрировано в любую торгово-складскую программу, используемую в офисе. Форматы файлов для обмена данными являются стандартными (текстовые). Имеется модуль интеграции в программу "1С-Торговля". Даже не имея никакой торгово-складской программы, можно легко осуществлять загрузку и выгрузку данных из терминала, используя просто таблицу Excel.

Администрирование

Администратор в офисе может задавать определенный уровень доступа и режим работы для каждого терминала торгового представителя, определяя, таким образом, его полномочия при работе. Торговый представитель не сможет по своему усмотрению изменить настройки и выполнить действия, не разрешенные ему.

Централизованное управление

Оператор в офисе централизованно управляет процедурой загрузки и выгрузки данных в терминалы. Весь процесс проходит автоматически, но при этом, позволяя оператору вносить изменения в соответствии с текущим состоянием. Оператор может создавать индивидуальные или общие отчеты о работе, контролировать наличие товара, осуществлять загрузку машин в соответствии с поступившими заказами, имея полную картину по всем торговым представителям и состоянию центрального склада.

Централизованный контроль

Все операции торгового представителя заносятся в память портативного терминала и экспортируются в конце рабочего периода в центральную базу данных предприятия с выдачей необходимых отчетов. Таким образом можно централизованно, с точностью до минуты, контролировать и оценивать работу торговых представителей.

Доступность

Программа предельно проста в работе. Понятная структура меню и множество подсказок позволяют даже неподготовленным пользователям сразу начать работу. Программа сама контролирует действия торгового представителя и не позволит совершить ошибки.

Эффективность

Опыт использования программы в оптовых компания показал, что время обслуживания одного клиента, в отличии от бумажной технологии, уменьшается в среднем с 45 до 10 минут. Компания может значительно увеличить оборот, более эффективно использовать свой транспорт, оптимизировать количество товара на центральном складе и в автомобилях, появляется возможность четкого планирования работы и сокращения издержек.

Комплектация

Комплекс состоит из двух основный модулей:

Модуль Торгового представителя;
Модуль Оператора в офисе.

Модуль Торгового представителя

Модуль торгового представителя может иметь различные варианты комплектации оборудования торгового представителя, но основных варианта два:

носимый вариант (все оборудование размещено в сумке-кейсе) (рис. 2);
автомобильный вариант (все оборудование крепится в салоне автомобиля).

Каждый вариант включает в себя: портативный индустриальный терминал Psion Workabout MX, портативный принтер, коммуникационное оборудование, программное обеспечение.

Рис. 2

Характеристики терминала Psion Workabout MX

Ударопрочный корпус.
Рабочая температура от -20 до +60 С.
Время непрерывной работы на аккумуляторах 60 часов.
Резервная батарея питания.
Подсветка экрана.
Наращиваемая память.
Различные модели, в т.ч. с встроенными сканерами штрих-кода.
Большой спектр периферийного оборудования.

Модуль Торгового представителя предусматривает выполнение следующих основных действий:

Выбор маршрута.
Выбор клиента из базы данных клиентов с возможностью поиска и добавления нового клиента.
Выбор товаров из базы данных товаров с возможность поиска по имени и коду.
Ввод заказанного количества товаров в единицах и коробках.
Выбор способа оплаты (наличная/безналичная).
Выбор прайс-листа (из трех).
Предоставление дополнительных скидок/наценок.
Просмотр цены, итоговой суммы и остатков товара в машине.
Печать сопроводительных документов: накладная, счет фактура, приходный ордер, товарно-сопрово–дительный документ, протокол согласования цен, заказ.
Просмотр и печать итоговых документов: остаток товара в машине, реестр продаж, сводка продаж, сводный заказ, возвраты товаров.

Модуль Оператора в офисе

Комплектация оборудования оператора в офисе состоит из: зарядно-коммуникационной базовой станции (односекционной или многосекционной (до 16 шт. на 1 COM порт РС) в зависимости от количества используемых портативных терминалов), которая осуществляет связь портативных терминалов с РС и подзарядку аккумуляторов программным обеспечением для РС. (рис 3.)

Рис. 3

Модуль оператора предусматривает выполнение следующих действий:

автоматическую загрузку входных файлов в терминалы в начале рабочего дня.
автоматическую выгрузку выходных файлов терминала в конце рабочего дня.

Программное обеспечение терминала

Меню экрана “Главное меню”:

На главном экране программы отображен код торгового представителя, текущие дата и время (рис.4).

Рис. 4

В главном меню пользователь может выбрать следующие пункты:

Выбор покупателя
При первом после загрузки программы выборе покупателя предлагается выбрать маршрут, с которым будете работать. Список маршрутов создается программой, используя список клиентов, и не требует отдельной загрузки файла с маршрутами. После выбора маршрута, предлагается список клиентов, загружаемый из входного файла Clients.txt (рис. 5).

Рис. 5

Выбор маршрута
Пользователь, при необходимости, может сменить маршрут движения (рис. 6).

Рис. 6

Отложенные накладные
Отложенные накладные — это составленные, но не проведенные накладные. Пользователь может в любой момент вернуться к ним для редактирования, проведения продажи или удаления .
В списке отложенных накладных можно просмотреть номер накладной, имя покупателя, сумму накладной, процент скидки, ценовую колонку, дату и время создания накладной, адрес клиента (рис. 7, 8). Если существуют отложенные накладные, то выйти из программы нельзя.

Рис. 7

Рис. 8

Заказ со склада — это заказ товара менеджером на дозагрузку на следующий день. Т.е. менеджер сам может определить, исходя из спроса, сколько какого товара ему потребуется в следующий рабочий день. Дозагрузку товара можно осуществлять, исходя только из этих данных, или можно также использовать данные о сделанных заказах самими покупателями.

После проведенных продаж можно просмотреть и распечатать отчеты по сделкам. Для этого необходимо выбрать пункт меню "Просмотр отчетов" (рис.9). После этого программа "M-Trade" переходит в подпрограмму отчетов. Пользователь может просмотреть список накладных (Реестр продаж), которые он распечатал, общее количество проданного товара (Сводка продаж), общее количество возвращенного товара. Также существует возможность печати заказов, сделанных покупателями, и печати списка товаров, который вернули покупатели продавцу.

Рис. 9

В главном меню можно настроить программу на конкретный принтер. В пункте меню "Настройка принтера" существует возможность выбора модели, типа и названия порта на Workabout, используемого для печати, а также выбор драйвера принтера. Тип порта может быть Parallel или Serial. Название порта можно выбрать из предлагаемого списка "А", "С", "E", "F" и т.д. Обычно для печати используется порт "С" (рис. 10).

Рис. 10

В пункте "Пароль" можно сменить пароль (рис. 11). Пароль хранится в специально создаваемом программой файле Pass.dbf. Этот файл не удаляется с терминала при загрузке новых данных. При первой загрузке программы пароль создается по умолчанию "pass". Пароль необходим для входа администратором в подменю "Доступ".

Рис. 11

В экране "Управление доступом" администратор может ограничивать, если это необходимо, действия менеджера. Для этого в правой колонке этого окна проставляется "Yes" или "No" (рис. 12).

Рис. 12

При первом после загрузки выборе покупателя предлагается выбрать маршрут движения. Список маршрутов составляется из соответствующих полей файла со списком товаров. Название и количество маршрутов может задавать администратор при создании файла Clients.txt. Поле с номером маршрута используется для сортировки (рис.13).

Рис. 13

Для выбора клиента пользователь может перемещаться по списку с помощью стрелок. Адрес клиента дополнительно высвечивается в нижней строке экрана. Для полного просмотра адреса или названия покупателя можно использовать клавишу "TAB". Также менеджер может найти клиента по имени. Поиск по имени идет по любому вхождению введенной строки (рис.14)

Рис. 14

После выбора нужного покупателя программа запрашивает подтверждение правильности выбора. В появляющемся окне показывается название, адрес, комментарий, размер долга и максимальная сумма долга клиента. Также в этом окне показывается результат последнего посещения этого клиента и информация о последних трех продажах: дата, сумма по накладной, ценовая колонка и размер предоставленной скидки в процентах.

После подтверждения выбора программа устанавливает ценовую колонку (1, 2 или 3), соответствующую этому клиенту (берется из входного файла), и устанавливает размер скидки/наценки (берется из входного файла) (рис.15).

Рис. 15

В списке клиентов существует возможность добавления клиента. Все необходимые поля можно заполнить самостоятельно, кроме кода клиента и комментария. Код клиенту присваивается автоматически. Программа просматривает весь список клиентов, выбирает максимальный код и присваивает, увеличивая его на единицу, новому клиенту. Комментарий присваивается "New". Это помогает администратору отличить новых клиентов от старых. После выхода из программы файл с клиентами (и старые и новые) выгружается на РС. После этого администратор может проверить правильность заполнения новых клиентов и исправить поле с комментариями на требуемое (рис. 16).

Рис. 16

Оплату долга можно произвести, выбрав соответствующий пункт меню в окне информации о клиенте, или при подтверждении выбора клиента, программа автоматически предложит погасить долг. Суммы оплаты заносятся в выходной файл Pay.txt (рис.17).

Рис. 17

После того как был выбран клиент, пользователю предлагается выбрать одно из трех возможных действий — "Продажа", "Заказ товара", "Возврат товара". После этого менеджер попадает в окно список товаров (рис. 18, 19.)

Рис. 18

Рис. 19

В списке товаров пользователь может набрать требуемое количество. Перемещение по списку товаром осуществляется с помощью стрелок. Пролистывание списка товаров поэкранно Psion + (¯ ). Для перехода в начало или в конец списка Psion + Ctrl + (¯ ). При продаже количество не может быть больше остатка на складе (рис.20).

Рис. 20

При возврате или заказе товара контроль над количеством не ведется. В нижней строке экрана показывается способ оплаты — "Нал."/"Безнал.". Также показывается налог с продаж, общая сумма по накладной и размер скидки. Количество товара можно вводить в штуках и в коробках. Для ввода количества в коробках необходимо после количества добавить букву "К". Регистр и язык не имеют значения. При введении количества в коробках количество сразу пересчитывается в штуки (рис.20).

Для удобства просмотра списка товаров можно использовать масштабирование с помощью горячих клавиш Psion + Z или через соответствующий пункт меню. Полное наименование товара можно просмотреть с помощью клавиши "Tab" (рис. 21).

Рис. 21

В пункте меню "Скидка" в подменю "Скидка" можно ввести размер скидки, который будет отображаться в нижней строке. Если необходимо сделать наценку, то скидка должна быть отрицательной. Также можно сменить ценовую колонку. В начале каждой продажи устанавливается максимальная (первая) ценовая колонка. Произвести продажу по второй ценовой колонке менеджер может в том случае, если сумма продажи по накладной превысила "Первый ценовой порог", для продажи по третьей — "Второй ценовой порог". В этом меню можно сменить способ оплаты ("Нал."/"Безнал."). По умолчанию всегда наличный расчет. Способ оплаты можно сменить только в том случае, если во входных файлах дано разрешение менеджеру торговать по безналичному расчету и, покупателю дано разрешение на оплату по безналу (рис. 22).

Рис. 22

При смене вида экрана пользователь имеет возможность просмотреть все три ценовые колонки, но количество ввести нельзя. Для обратной смены вида экрана используйте этот же пункт меню.

Рис. 23

При выборе необходимого для продажи товара пользователь может осуществлять поиск по имени, поиск по коду товара и поиск по штрих-коду. Поиск по штрих-коду можно осуществлять двумя способами — ввод штрих-кода с клавиатуры и сканирование с помощью встроенного сканера (рис. 24)

Рис. 24

Выбор товара может облегчить переход по группам товаров. Список групп составляется программой из входных файлов (рис.25).

Рис. 25

Если составление накладной закончено, то можно ее распечатать. После распечатки первой накладной для продажи товара происходит переход в окно печатных форм (см. описание ниже) (рис.26).

Рис. 26

При печати заказа или возврата товара перехода в окно печати не происходит. Если менеджер оформляет заказ, то перед его распечаткой существует возможность ввода даты доставки заказа. По умолчанию устанавливается дата следующего дня. Изменение даты происходит с помощью стрелок (рис.27).

Рис. 27

После распечатки документа возврата товара появляется диалоговое окно с запросом на подтверждение завершения сделки (рис.28). По кнопке "Esc" программа позволяет отредактировать накладную возврата товара. По кнопке "N" происходит очистка набранной накладной, и программа переходит в главное меню. Если товар возвращен и сделка прошла успешно, менеджер нажимает "Y" — и товар возвращается на склад продавца. При возврате товара предлагается ввести комментарий к данной операции. Этот комментарий выгружается в файле InvHead.txt.

Рис. 28

В окне печатных форм менеджер может распечатать накладную, счет-фактуру, кассовый ордер, товарно-сопроводительную документацию, протокол согласования цен и товарный чек (рис. 29)

Рис. 29

При выходе из окна печати программа запрашивает подтверждение успешной продажи товара. По "Esc" — возврат без изменений в окно печати. Если продажа не произошла, то происходит возврат в список товара для редактирования накладной. Если продажа произошла, то товар списывается со склада и программа переходит в главное меню (рис. 30).

Рис. 30

Продажа может производиться в долг. В этом случае происходит обычная продажа, но сумма по накладной заносится в долг клиента (рис.31). Информация о продаже в долг также заносится в выходные файлы.

Рис. 31

Если клиент был выбран, а продажа не произошла, то программа запрашивает причину неудачного визита. Данные о визитах заносятся в выходной файл Visit.txt (рис.32)

Рис. 32

Отчеты, создаваемые программой

Отчеты, создаваемые программой, можно просмотреть и распечатать, выбрав соответствующий пункт меню (рис. 33).

Рис. 33

Отчет по складу. В отчете по складу пользователь может просмотреть список товаров, находящийся у него на складе. В этом отчете можно просмотреть наименование, количество, страну-производителя, артикул, единицы измерения и название группы товаров. Существует также возможность распечатки отчета по складу (рис. 34).

Рис. 34

Отчет по накладным. В этом отчете выдается полный список распечатанных накладных. Если накладная была распечатана, но сделка не прошла, то в отчете она все равно будет отражаться, но с пометкой об удалении. В списке накладных можно увидеть номер накладной, название, адрес и код покупателя, сумму по накладной, время и дату создания накладной. Этот отчет можно вывести на печать (рис. 35).

Рис. 35

Сводка продаж. В отчете по проданным товарам можно просмотреть и распечатать полный список проданного товара (рис. 36).

Рис. 36

Возврат товара. В отчете по возврату товара можно просмотреть и распечатать суммарный возврат товара по всем клиентам (рис.37).

Рис. 37

Отчет по посещениям (рис. 38). В этом отчете фиксируются все действия менеджера, такие, как продажа, заказ, возврат товара или неудачный визит. Фиксируется также время начала и время окончания визита. Время начала визита — подтверждение выбора клиента. Окончание визита — подтверждение о завершении или отмене сделки.

Рис. 38

Оплата долга. В этом отчете фиксируются клиенты, оплатившие долг. Также фиксируется сумма оплаты, дата и время (рис. 39).

Рис. 39

В программе существует возможность распечатки списка заказанных товаров и списка возврата товара по клиентам.

Техническая поддержка и обслуживание

Компания "Галакси Компьютерс Ко" обеспечивает полную гарантийную (1 год) и послегарантийную поддержку оборудования и программного обеспечения. В случае изменения законодательства РФ программное обеспечение меняется бесплатно. Также пользователи программы “M-Trade” имеют возможность бесплатно обновлять программное обеспечение новыми версиями.

Алексей Безлепкин
Технический директор

Компания ”Галакси Компьютерс Ко”
Эксклюзивный дистрибьютор Psion-Teklogix в России и СНГ
Адрес офиса: Москва, Кутузовский проспект, 5/3.
Тел.: (095) 201-31-71, 243-16-35, 797-96-91
Факс: (095) 243-20-63
Интернет: http://www.psionteklogix.ru
E-mail: psirus@aha.ru